Introducerea gestiunii societăților de vânzare cu amănuntul - magazine

Programul generează automat notele contabile legate de adaosul comercial și TVA-ul aferent acestuia. Pentru buna funcționare, respectați următoarele recomandări:

În GESTIUNE / STOCURI / DEFINIRE GESTIUNI specificați modul de descărcare al gestiunii — EN GROS, EN DETAIL cantitativ valoric sau EN DETAIL global valoric. Pentru descărcarea GLOBAL VALORICĂ se va specifica și procentul de TVA. În situația în care aveți produse cu procente diferite, se vor crea gestiuni distincte pentru fiecare.

Evidența cantitativ valorică

1. Intrările de marfă se introduc în modulul Furnizori / Facturi furnizori / Detalii materiale.
2. Pentru fiecare produs se va completa în nomenclator prețul de vânzare cu amănuntul și data de la care intră în vigoare. Data este foarte importantă, în special în situația în care prețul se schimbă de mai multe ori în aceeași lună.
3. Pentru tipărirea NIR-ului se va selecta formularul adecvat (din lista aflată în stânga butonului de tipărire NIR).
4. Ieșirile se introduc în secțiunea Bonuri / Bonuri casă de marcat. În cazul în care folosiți casa de marcat ca imprimantă fiscală, bonurile se introduc pe măsura emiterii lor. În cazul în care introduceți documentele la sfârșit de lună, se adaugă un bon nou pe care se trec toate produsele (o singură dată) cu cantitatea ieșită. Acordați o mare atenție datei bonului de consum, fiindcă în funcție de aceasta se va calcula prețul de vânzare. În situația în care prețul se schimbă de mai multe ori în lună, se vor introduce mai multe bonuri, fiecare conținând cantitățile de produs vândut până la data schimbării prețului de vânzare.

Situații particulare

6. Utilizatorii care folosesc la descărcare METODA INVENTARULUI trebuie să completeze în parametrul INV (vezi secțiunea Configurare program II) gestiunile care se descarcă cu această metodă. Inventarul se introduce în secțiunea STOCURI a meniului GESTIUNE.
7. Citiți secțiunea de configurare a programului. Se pot modifica următoarele opțiuni:
a. prețul de vânzare să NU includă TVA-ul (implicit include TVA);
b. selectare mod avansat pentru descărcarea cu cititoare de coduri de bare etc.

Programul dispune de o interfață cu casele de marcat, prin intermediul căreia bonurile introduse în program pot fi tipărite pe casa de marcat fiscală — ceea ce permite folosirea programului în unitățile de desfacere cu amănuntul și evidența stocurilor în timp real.
Listele utile în cazul vânzării cu amănuntul: Raportul de gestiune (se găsește în secțiunea GESTIUNE / STOCURI / LISTE), Intrări în gestiunile de vânzare cu amănuntul (se găsește în GESTIUNE / FURNIZORI / LISTE), bonuri casă de marcat — pentru obținerea Z-ului zilnic și compararea lui cu cel din casa de marcat (se găsește în GESTIUNE / BONURI / LISTE).

Evidența global valorică

Descărcarea se face folosind ca bază de calcul rulajul creditor al ct. 707 — metodă ce ne permite să vindem cu numerar, cec, bonuri valorice, card, facturi etc. În GESTIUNE / STOCURI / DEFINIRE GESTIUNI specificați modul de descărcare al gestiunii — EN DETAIL global valoric și procentul de TVA. În situația în care aveți produse cu procente diferite, se vor crea gestiuni distincte pentru fiecare.

În DEFINIRE GESTIUNI alegeți tipul de descărcare global valorică. Analiticul contului 371 introdus trebuie să fie identic cu cel al ct. 378, 4428, 707 din balanță.

Astfel se vor folosi conturile:

371.x
378.x
4428.x
707.x

Intrările se vor introduce în secțiunea FURNIZORI / FACTURI FURNIZORI / DETALII SERVICII (se va completa ct. 371.x cu valoarea de achiziție și valoarea de vânzare).
Încasările se introduc în secțiunea CASĂ/BANCĂ cu operațiuni de tipul: 5311 % 707.x și 5311.x % 4427 (pentru încasare cu card se poate folosi ct. 5125). Vânzarea se poate face și cu factură, în secțiunea CLIENȚI.
Găsiți informațiile referitoare la Z-uri la acest link.
Notele contabile le veți găsi după un CALCUL / PRELUCRARE DATE în secțiunea Note contabile.
Pentru corecta funcționare a aplicației, setați parametrul CFG1 poziția 30 = A (vezi secțiunea Configurare program I).

Modul de calcul al coeficientului K:
k = (S1C_378 + TC_378) / (S1D_371 + TD_371 - S1C_4428 - TC_4428)
unde:
S1C / S1D - sold ianuarie creditor / debitor
TC / TD - rulaj total credit / debit
Descărcarea de gestiune ia în considerare și sumele anterioare din debitul lui 378.
Cu alte cuvinte, rulajul lunar debit 378 se obține din TC_707 × k minus rulajul precedent debit 378.

Nu este recomandat să faceți înregistrări manuale în debit 378, deoarece vor fi considerate descărcări de gestiune și vor influența calculul descărcării — folosiți credit 378 în roșu.
La nevoie se poate folosi și modul mixt — încărcare pe NIR cantitativ valoric (pe detalii materiale) pentru a se tipări NIR-ul și descărcare global valorică (se va introduce numai încasarea).

Evidența global valorică simplă - fără analitice ale contului 371

În DEFINIRE GESTIUNI se adaugă contul 371, fără analitice (în câmpul gestiune se poate completa orice valoare) și se selectează tip = D și descărcare GLOBAL VALORICĂ.

Evidența mixtă - EN GROS → EN DETAIL

Model: să presupunem că avem o societate cu depozit en gros (gestiunea 1) și un magazin (gestiunea 2).
În DEFINIRE GESTIUNI se selectează pentru gestiunea 1 ct. 371 tipul G și pentru gestiunea 2 ct. 371 tipul D.
Recepția se va face cu NIR pentru gestiunea 1, de unde marfa iese fie cu factură client, fie cu bon sau aviz de transfer către gestiunea 2 (bonul de transfer se introduce în BONURI DE CONSUM, iar la detalii materiale se alege materialul din gestiunea 1 și, în dreapta de tot, se completează câmpul GEST. TR cu 2). Pe baza acestui bon se poate tipări un NIR cu preț de vânzare, folositor în magazin.
Descărcarea gestiunii 2 se face global sau cantitativ valoric, prin metodele descrise anterior.

În cazul în care în gestiunea en detail se lucrează cu stoc zero, în DEFINIRE GESTIUNI, pentru gestiunea en detail, se pot completa câmpurile Gest. sursă și Cont sursă. În urma calculului se vor genera bonuri de transfer din gestiunea sursă (gest. 1 în exemplul nostru) către gestiunea en detail (gest. 2 din exemplu). Cantitatea transferată va fi egală cu suma ieșirilor din gestiunea en detail, grupată pe zile. Dacă setați parametrul CFG5 poz. 29 = P, în nomenclator se va insera și prețul de vânzare pentru gestiunea en detail — preț cules de pe documentul de vânzare (bon casă).

Aceeași modalitate de lucru se poate aplica și pentru vânzarea produselor finite prin magazinele proprii, situație în care se va face transfer din gestiunea produse finite (cont 345) în gestiunea de vânzare en detail (cont 371).
De exemplu, dacă vindeți pâine provenită din producție proprie, prin magazinul propriu, puteți configura programul astfel:
- vindeți pâinea cu bon de casă din gestiunea 2, ct. 371.2;
- în definire gestiuni setați gestiunea 2, ct. 371.2, en detail, cantitativ valorică, gestiunea sursă 1, ct. 345;
- introduceți rețetar pentru o pâine gest. 1, ct. 345 (ex.: 500 g făină, 10 g drojdie, 1 g sare);
- opțional, puteți configura rețetarul să genereze automat notele de predare pe baza vânzării și bonurile de consum aferente (consultați secțiunea Rețetar).

Introducerea avansurilor primite de la persoane fizice pe casa de marcat fiscală

Pentru evidențierea avansurilor încasate de la persoane fizice cu bon de casă, creați în gestiune un articol numit „Avans”, cont 419; la emiterea bonului selectați acest articol cu cantitate = 1.
La vânzarea ulterioară a produsului, când clientul achită diferența, pentru stornarea avansului adăugați articolul „Avans”, prețul de vânzare egal cu cel al produsului vândut (sau cu al unui produs de pe bon), cantitatea avans egală cu -1 * valoarea avansului de stornat împărțită la prețul unitar.

De exemplu:

Încasare avans 1 buc * 10 RON = 10 RON

Vânzarea produsului (preț vânzare = 25 RON) și stornarea avansului:
1 buc Produs1 * 25 RON = 25 RON
-0,4 buc Avans * 25 RON = -10 RON

Artificiul de mai sus are legătură cu modul de operare al caselor de marcat, care permit stornare doar pentru unul dintre prețurile existente pe bon.