Modulul Arhivă electronică integrat cu aplicația ERP

Cui folosește?

• Firmelor ce doresc să își organizeze arhiva într-o manieră modernă, ușor de folosit, și să beneficieze de căutări rapide ale documentelor.
• Firmelor de contabilitate care, în loc să aștepte centralizarea documentelor la sfârșitul lunii, pot ruga clientul să le scaneze și să le încarce în program; apoi operatorul deschide documentul scanat, îl contează și îl introduce în program, iar în final atașează imaginea scanată documentului contabil. În acest mod pot fi ușor regăsite facturi de furnizori și clienți, chitanțe, extrase bancare, state de plată, contracte, proforme etc. Astăzi, când deplasările prin și între orașe au ajuns un adevărat calvar, folosind acest modul puteți ține contabilitatea unor firme situate geografic la distanțe semnificative folosind numai internetul, fără să vă întâlniți cu clientul luni de zile.
• Firmelor de audit și consultanță le va fi mult mai ușor să verifice o societate a cărei arhivă este în format electronic, decât o societate clasică la care trebuie să răscolești prin dosare vechi de ani de zile, pline de praf, depozitate prin poduri și magazii.

Ce echipamente sunt necesare?

Un scanner rapid, preferabil cu ADF (AUTOMATIC DOCUMENT FEED). Puteți face rabat la rezoluție în favoarea vitezei de scanare. Dacă sunteți firmă de contabilitate și clientul este reticent la achiziționarea unui scanner și la ideea de arhivare electronică, faceți-i-l cadou; oricum, costul acestuia va fi amortizat prin scăderea numărului de vizite pe care le-ați fi avut de făcut.

Cum se folosește?

Se scanează documentele dorite și se stochează într-un director.
Se intră în program în secțiunea CONTABILITATE / ÎNCĂRCARE DOCUMENTE SCANATE.
Se apasă pe butonul ADAUGĂ, apoi se completează câmpurile EXPLICAȚII și TIP DOCUMENT, eventual cod arhivă.
Când apăsați pe butonul salvează, se va deschide o fereastră în care se solicită alegerea fișierului scanat.
Operația se repetă pentru fiecare document scanat.
Prin apăsarea butonului D din stânga jos va fi afișat documentul scanat.

În continuare există două variante:

1. Se atașează documentul scanat unui document contabil deja introdus. Pentru aceasta se caută documentul și se apasă pe butonul D verde din stânga jos. Programul va afișa un mesaj de avertizare cum că nu există fișiere atașate acelui document și vă va întreba dacă doriți să fie atașat unul. Dacă răspundeți cu YES, se va deschide o fereastră prin care puteți alege unul dintre documentele scanate și încărcate în sistem. La o nouă apăsare a butonului D va fi afișat documentul scanat.
2. Introduceți documentul contabil pe baza imaginii din cel scanat. Mergeți în modulul respectiv, apăsați butonul S verde din stânga jos, alegeți documentul, iar apoi îl introduceți menținând imaginea din stânga în permanență pe ecran. Pentru o introducere facilă și o vizualizare bună a tuturor elementelor ecranului, vă recomandăm o lățime a ecranului de cel puțin 1024 pixeli.
Fereastra de afișare a documentului poate fi mărită sau micșorată. Implicit este bifată opțiunea ON TOP, însă poate fi dezactivată din meniul aflat în partea superioară. Documentul poate fi salvat sau trimis direct prin e-mail.
În situația în care ați atașat din greșeală un alt document, intrați în CONTABILITATE / ÎNCĂRCARE DOCUMENTE SCANATE, căutați documentul scanat și ștergeți numărul de DOCUMENT afișat de program.
Dacă doriți să ștergeți definitiv un document scanat, folosiți butonul ȘTERGE.