| « RO e-Factura | SGR » |
SAF-T (Standard Audit File for Tax) este fișierul standard de audit fiscal, depus la ANAF prin declarația D406. Programul generează automat fișierul XML pe baza datelor contabile și de gestiune introduse.
Informațiile puse la dispoziție de ANAF referitoare la SAF-T le găsiți la adresa anaf.ro – proiecte digitalizare / SAF-T.
Vă recomandăm să studiați documentul cu „întrebări frecvente” și ghidul de la ANAF, precum și documentația tehnică – în special documentul Excel „SchemaDefinitionCodes”.
Generarea declarației se face din Contabilitate – Declarația D406 SAF-T – Export date în D406 SAF-T; declarația constă într-un fișier XML ce se validează cu validatorul Java al ANAF (la fel ca la D394, validatorul se deschide automat după generarea XML).
Pe baze de date mari, generarea XML poate să dureze câteva minute / zeci de minute, la fel și validarea. Validatorul ANAF consumă multe resurse; dacă aveți multe documente în firmă este preferabil să aveți 16 GB RAM pe calculator.
Pentru a obține o declarație validă trebuie completate mai multe informații în baza de date ContabSQL – nomenclatoare de țări, unități de măsură, nomenclator de taxe și impozite, informații despre parteneri (cod poștal, de exemplu) etc.
Selectați tipul societății în meniul ADMINISTRARE / DATE SOCIETATE:
Continuați cu completarea nomenclatorului de țări, prin completarea codului țării:
Continuați cu nomenclatorul de unități de măsură (apăsați F1 pentru lista codurilor valide și căutați cu CTRL+F):
Continuați cu nomenclatorul de taxe și impozite:
Se vor configura toate taxele și impozitele raportate de societate. Fiecărei taxe și fiecărui impozit li se vor aloca câte un cont (sintetic sau analitic, după caz), cont care va permite ulterior maparea codului de taxă sau impozit pe tranzacția raportată în D406.
De exemplu, pentru codul de impozit 103 din imaginea de mai sus s-a alocat contul 441. La generarea D406, pe notele contabile în care apare 441 se va genera codul de impozit 103.
Pentru gestionarea/identificarea codurilor de taxe și impozite e bine de știut că acestea sunt identice cu cele din declarații (D100, D112 etc.) – vedeți imaginile de mai jos:
Pentru cazurile în care același cod de taxă/impozit poate să apară pe mai multe conturi, se va folosi butonul de copiere (exemplu mai jos, cu codul 301 TVA lunar alocat atât pe 4423, cât și pe 4424; 301a din imagine va fi convertit la generarea declarației în 301).
La generarea declarației, programul verifică dacă ați completat cel puțin un cod de taxă/impozit în nomenclator, ceea ce înseamnă că ați luat la cunoștință faptul că trebuie completate aceste coduri. Rămâne în sarcina dvs. să le completați pe toate.
Codul NC8 se introduce în nomenclatorul de produse:
Codurile NC8 pot fi importate dintr-un fișier XLSX cu două coloane (coloana A va conține codul produsului, iar coloana B codul NC8):
Ultima etapă este verificarea taxelor.
Programul completează automat pe fiecare document codurile de taxe. Există situații în care algoritmul nu reușește să identifice cu exactitate tipul tranzacției sau în care considerați că un cod de taxă este alocat de program incorect. În aceste cazuri, codul de taxă va trebui cules manual pe detaliile documentului, completând câmpul alăturat „Cod taxă SAF-T” (selectați cu F1). Acesta va fi exportat în declarație, dacă este completat, în locul codului implicit.
Codurile de taxă raportate în SAF-T se corelează cu rândurile din D300 și, implicit, cu coloanele din jurnalele de vânzări și de cumpărări. Asigurați-vă că sumele din detaliile facturilor ajung în pozițiile corecte în jurnale.
La facturile client – în cazul în care facturați cu cotă de TVA zero, la intern, trebuie să indicați motivul pentru care aveți cotă zero – selectați ceva în coloana Tip TVA din Detalii servicii (6 – Neimpozabil).
Facturile emise în valută cu cont client (4111.x) care are selectat „reevaluare pe document” în solduri contabilitate vor fi raportate ca facturi emise în valută; restul vor fi raportate ca emise în lei.
Pe facturile cu preț zero nu se poate aloca taxă, e ok să apară 000000.
Rutina de verificare a codificării taxelor generează fișiere XLS cu liniile documentelor ce nu au putut fi codificate automat, precum și cu liniile documentelor codificate automat și manual. Vă recomandăm să le verificați cu atenție și să ne semnalați eventualele situații în care considerați că am codificat incorect.
În detaliile documentului (NIR, BON, NP, Facturi), acolo unde sunt operate stocuri, se completează codul de mișcare. Acesta este alocat automat de către program, însă poate fi schimbat manual de către utilizator (apăsați F1 pentru a vedea lista codurilor disponibile).
Codul de mișcare se folosește numai în SAF-T stocuri.
Similar funcționează codul de mișcare din detaliile mijloacelor fixe:
Se folosește numai în SAF-T active.
Algoritmul de export va genera mesaje de eroare când descoperă date lipsă:
În final, încercați exportul datelor în declarație și validarea ei.
Pentru ușurința verificărilor, în folderul Contab.SQL\tmpsaft găsiți exportate XML-urile separate pe fiecare capitol:
Dacă primiți erori la validare, vă rugăm să le trimiteți pe email.
Pentru utilizatorii care doresc să verifice datele exportate, în folderul Contab.SQL găsiți fișierul XML generat (saft406.xml), iar în folderul Contab.SQL\tmpsaft găsiți XML-urile aferente fiecărei secțiuni a declarației.
Alte recomandări:
1. Este obligatorie completarea județelor clienților?
Informațiile despre județ fac parte din structura „Adrese”, iar raportarea lor este opțională. Parcurgeți documentația/schema din fișierul Excel pornind de la componentele prezentate în foaia SAF-T Structure (Header, MasterFiles, GeneralLedgerEntries, SourceDocuments) și urmăriți pe fiecare în parte componenta, elementele obligatorii și trimiterile către nomenclatoare.
2. La Nomenclator Țări, inițial am avut un câmp greșit – la Țară aveam scris codul poștal. Am modificat în baza de date clienți/furnizori, dar în Declarația D406 – Nomenclator Țări – Țări necodificate – încă îmi apar codurile poștale.
Intrați în nomenclatorul de țări din SAF-T, apăsați MODIFICĂ și înlocuiți codul poștal sau orice alt cod incorect de acolo cu ROMÂNIA.
3. Dacă avem create niște articole care sunt de fapt servicii, ce completăm la NC8 ca să fie corect?
Codul NC8 este necesar numai la produsele din nomenclator din clasa 3.
4. La facturi clienți și furnizori fără cod taxă avem o situație: tot ce este pe cont 418 cu TVA neexigibil (4428) nu are cod taxă. Se poate mapa să se preia automat codul și pentru aceste documente?
TVA neexigibil se poate raporta cu cod 000 / 000000, atât pentru 418, cât și pentru 408 – vedeți fișierul cu întrebări și răspunsuri al ANAF, pag. 192.
5. Avem solicitări de a modifica zilele scadente aferente facturilor declarate deja în SAF-T D406; se poate modifica fără a face rectificativă la declarație?
Momentan nu se raportează în SAF-T zilele scadente sau data scadenței, elementele fiind opționale, deci puteți modifica scadențele fără probleme. În schimb, aceste informații despre scadență se transmit prin factura electronică, deci dacă ați emis factura electronică ele apar acolo cu datele inițiale.
6. La facturile de clienți de prestare servicii intracomunitare, la detalii servicii folosim contul 704, iar la coloana JV trecem 10. Programul nu a știut să aloce codul de taxă 310307 și trebuie să îl trecem manual la fiecare factură.
Din păcate nu avem soluție pentru completarea automată a acestui cod – după cum se vede și în imaginea de mai jos, rândul 3 din decontul de TVA este mapat în 5 coduri distincte în SAF-T și nu avem posibilitatea să le diferențiem în vreun fel. Singura soluție pentru acest caz rămâne selectarea manuală a codului de taxă SAF-T dorit.
7. Codurile de taxă TVA sunt completate cu 000000 pe facturile emise de firma neplătitoare de TVA. E corect?
Da, neplătitorii de TVA raportează codul 000000 în locul codului de taxă (000000 este un cod generic, se folosește când nu există alt cod care să poată fi asimilat operațiunii respective).
8. Cum raportăm stocurile de materiale aflate în custodie?
Materialele primite în custodie trebuie să fie înregistrate extracontabil în contul 8033, iar gestiunea acestor materiale trebuie să fie completată cu CUI-ul terțului de la care am primit materialele.
9. Cum șterg o unitate de măsură din nomenclator?
Intrați în nomenclatorul de unități de măsură și schimbați numele UM în BUC și codul SAFT în XPP (chiar dacă BUC mai există, nu contează).
10. Ce reprezintă mesajul „TVA din Z-uri la care nu găsim baza de calcul”?
Fiecărei înregistrări din financiar de tipul 5xx = 4427 îi completăm o valoare (reprezentând TVA-ul), un procent de TVA și o bază de calcul, ca în imaginea de mai jos:
Baza de calcul trebuie să se regăsească tot în modulul financiar sub forma unei singure înregistrări de tipul 5xx = 707 / 704 / 419 în aceeași dată, cu același cont debitor, având în câmpul valoare o sumă riguros egală cu cea din câmpul bază de pe înregistrarea conținând TVA-ul:
Dacă operați Z-urile prin modulul introducere Z-uri, aceste înregistrări se generează corect. Dacă operați cantitativ-valoric prin bonuri de casă, din nou aceste înregistrări vor fi generate corect.
11. De ce facturile emise din Z nu au cod de taxă?
Din punctul de vedere al ANAF, facturile emise din Z nu există, nu generează NC, nu apar în JV și de aceea nu se codifică (codul de taxă SAF-T este 0000000). ANAF le ignoră, e-TVA le ignoră.
12. Ce coduri de clasificare trebuie completate pentru mijloacele fixe necorporale și pentru terenuri, în scopul raportării în Assets (SAF-T Active, declarația anuală)?
La generarea declarației „Active”, programul completează automat codul de clasificare pentru terenuri și active necorporale care nu au acest cod completat, în funcție de contul contabil din detalii mijloc fix. Prin urmare, nu este necesar să completați cod pe aceste mijloace fixe. Corespondența dintre contul contabil și codul de clasificare mai jos:
| « RO e-Factura | SGR » |