Modul Arhiva electronica integrat cu aplicatia ERP
Cui foloseste ?
- Firmelor ce doresc sa isi organizeze arhiva intr-o maniera moderna, usor de folosit, sa beneficieze de cautari rapide ale documentelor.
- Firmelor de contabilitate care in loc sa astepte centralizarea documentelor la sfarsitul lunii, pot ruga clientul sa le scaneze si sa le incarce in program, apoi operatorul deschide documentul scanat, il conteaza si il introduce in program, iar in final ataseaza imaginea scanata documentului contabil.
In acest mod pot fi usor regasite facturi de furnizori si clienti, chitante, extrase bancare, state de plata, contracte, proforme, etc.
Astazi, cand deplasarile prin si intre orase au ajuns un adevarat calvar, folosind acest modul puteti tine contabilitatea unor firme situate geografic la distante semnificative folosind numai internetul, fara sa va intalniti cu clientul luni de zile.
- Firmelor de audit si consultanta le va fi mult mai usor sa verifice o societate a carei arhiva este in format electornic, decat o societate clasica la care trebuie sa rascolesti prin dosare vechi de ani de zile, pline de praf, depozitate prin poduri si magazii.
Ce echipamente sunt necesare ?
Un scanner rapid preferabil cu ADF - AUTOMATIC DOCUMENT FEED. Puteti face rabat la rezolutie in favoarea vitezei de scanare. Daca sunteti firma de contabilitate si clientul este reticent la achizitionarea unui scanner si la ideea de arhivare electronica faceti-i-l cadou, oricum costul acestuia va fi amortizat prin scaderea numarului de vizite pe care le-ati fi avut de facut.
Cum se foloseste ?
Se scaneaza documentele dorite si se stocheaza intr-un director.
Se intra in program in sectiunea CONTABILITATE / INCARCARE DOCUMENTE SCANATE
Se apasa pe butonul ADAUGA, apoi se completeaza campurile EXPLICATII si TIP DOCUMENT, eventual cod arhiva
Cand apasati pe butonul salveaza se va deschide o fereastra in care se solicita alegerea fisierului scanat.
Operatia se repeta pentru fiecare document scanat.
Prin apasarea butonului D din stanga jos va fi afisat documentul scanat
In continuare exista doua variante:
1.Se ataseaza documentul scanat unui document contabil deja introdus. Pentru aceasta se cauta documentul si se apasa pe butonul D verde din stanga jos. Programul va afisa un mesaj de avertizare cum ca nu exista fisiere atasate acelui document si va va intreba daca doriti sa fie atasat unul. Daca raspundeti cu YES se va deschide o fereastra prin care puteti alege unul din documentele scanate si incarcate in sistem. La o noua apasare a butonului D va fi afisat documentul scanat.
2.Introduceti documentul contabil pe baza imaginii din cel scanat. Mergei in modulul respectiv, apasati butonu S verde din stanga jos, alegeti documentul, iar apoi il introduceti mentinand imaginea din stanga in permanenta pe ecran. Pentru o introducere facila si o vizualizare buna a tuturor elementelor ecranului va recomandam o latime a eranului de cel putin 1024 pixeli.
Fereastra de afisare a documentului poate fi marita sau micsorata. Implicit este bifata optiunea ON TOP insa poate fi dezactivata din meniul aflat in partea superioara. Documentul poate fi salvat sau trimis direct prin email.
In situatia in care ati atasat din gresala un alt document intrati in CONTABILITATE / INCARCARE DOCUMENTE SCANATE cautati documentul scanat si stergeti numarul de DOCUMENT afisat de program.
Daca doriti sa stergeti definitiv un document scanat folositi butonul STERGE